Arriva una richiesta di preventivo via email. Dieci articoli, un allegato e una frase: «Inviateci il vostro miglior prezzo».
Il team commerciale cerca nel catalogo, verifica le specifiche, conferma i prezzi e prepara il preventivo. Prima che abbia finito, arrivano altre richieste.
Parlando con le aziende industriali, sentiamo spesso la stessa preoccupazione: preparare preventivi occupa gran parte della giornata e lascia poco tempo per ricontattare i clienti e sviluppare nuove vendite.
Perché i preventivi si accumulano
Per un’azienda che riceve 100 richieste al giorno, con una media di 30 minuti per preventivo, il carico di lavoro è questo:
| Calcolo | Risultato |
|---|---|
| 100 preventivi × 30 minuti | 50 ore di lavoro al giorno |
| Un commerciale dedica 6 ore ai preventivi | 12 preventivi al giorno |
| Quattro commerciali preparano preventivi | 48 preventivi al giorno |
| Richieste che restano in attesa | 52 ogni giorno |
| Richieste in attesa dopo cinque giorni lavorativi | 260 |
Per gestire tutte le 100 richieste servirebbero circa nove persone, ciascuna impegnata sei ore al giorno nella preparazione dei preventivi.
E mentre il team smaltisce la coda, i clienti aspettano.
Come aiuta STIMA
STIMA riunisce la preparazione dei preventivi in un unico flusso:
- Legge la richiesta e identifica articoli e quantità.
- Trova i prodotti corrispondenti nel catalogo, usando l’AI quando serve.
- Applica prezzi, condizioni del cliente e regole di approvazione.
- Prepara e invia i preventivi che superano i controlli previsti.
- Passa al team le richieste poco chiare e i casi da approvare.
Le richieste di routine vengono gestite in automatico. Il team interviene nei casi che richiedono una decisione.
Cosa significherebbe automatizzare il 90% delle richieste
Se 90 delle 100 richieste giornaliere fossero idonee alla gestione automatica:
| Carico giornaliero | Processo manuale | Con automazione |
|---|---|---|
| Richieste ricevute | 100 | 100 |
| Preventivi da gestire manualmente | 100 | 10 |
| Tempo del personale a 30 minuti per preventivo | 50 ore | 5 ore |
| Tempo disponibile per altre attività | — | 45 ore liberate |
Il risparmio effettivo dipende da quante richieste si possono automatizzare e dal tempo necessario per risolvere le eccezioni.
Più tempo per i clienti
I commerciali possono usare queste ore per ricontattare i clienti sui preventivi inviati, aiutarli a scegliere i prodotti e sviluppare nuove opportunità.
È questo lo scopo di STIMA: far procedere i preventivi, ridurre gli arretrati e dare al team più tempo per vendere.