يصل طلب عرض سعر عبر البريد الإلكتروني. عشرة أصناف، وملف مرفق، وعبارة: «يرجى إرسال أفضل سعر لديكم».
يبحث فريق المبيعات في الكتالوج، ويراجع المواصفات، ويتحقق من الأسعار، ثم يُعدّ العرض. وقبل أن ينتهي، تصل طلبات أخرى.
في نقاشاتنا مع شركات القطاع الصناعي، سمعنا الشكوى نفسها: إعداد عروض الأسعار يستغرق معظم اليوم، ولا يترك وقتًا كافيًا للمتابعة مع العملاء أو تحقيق مبيعات جديدة.
لماذا تتراكم عروض الأسعار؟
لشركة تستقبل 100 طلب عرض سعر يوميًا، بمتوسط 30 دقيقة لإعداد كل عرض، يكون حجم العمل كالتالي:
| الحساب | النتيجة |
|---|---|
| 100 عرض × 30 دقيقة | 50 ساعة عمل يوميًا |
| موظف مبيعات يخصص 6 ساعات للعروض | 12 عرضًا يوميًا |
| أربعة موظفي مبيعات يُعدّون العروض | 48 عرضًا يوميًا |
| الطلبات التي تبقى معلّقة | 52 طلبًا كل يوم |
| الطلبات المعلّقة بعد خمسة أيام عمل | 260 |
تتطلب معالجة الطلبات المئة نحو تسعة أشخاص، يخصص كل منهم ست ساعات يوميًا لإعداد عروض الأسعار.
وبينما يعمل الفريق على إنهاء الطلبات المتراكمة، يظل العملاء في الانتظار.
كيف يساعد STIMA؟
يجمع STIMA خطوات إعداد عروض الأسعار في مسار عمل مترابط:
- يقرأ الطلب ويحدّد الأصناف والكميات.
- يجد المنتجات المطابقة في الكتالوج، ويستخدم الذكاء الاصطناعي عند الحاجة.
- يطبّق أسعارك وشروط العميل وقواعد الموافقة المعتمدة لديك.
- يُعدّ العروض التي تجتاز عمليات التحقق المطلوبة ويرسلها.
- يُحيل الطلبات غير الواضحة والحالات التي تحتاج إلى موافقة إلى فريقك.
تُعالَج الطلبات المعتادة تلقائيًا، ويتدخل فريقك عندما يلزم اتخاذ قرار.
ماذا تعني أتمتة 90% من الطلبات؟
إذا أمكن معالجة 90 طلبًا من أصل 100 طلب يومي تلقائيًا:
| العمل اليومي | المعالجة اليدوية | مع الأتمتة |
|---|---|---|
| الطلبات المستلمة | 100 | 100 |
| العروض التي تحتاج إلى عمل يدوي | 100 | 10 |
| وقت الموظفين بواقع 30 دقيقة لكل عرض | 50 ساعة | 5 ساعات |
| الوقت المتاح لأعمال أخرى | — | 45 ساعة متاحة |
يعتمد التوفير الفعلي على عدد الطلبات التي يمكن أتمتتها، والوقت اللازم لحل الحالات الاستثنائية.
وقت أطول للعملاء
يمكن لفريق المبيعات استثمار هذه الساعات في متابعة العروض، ومساعدة العملاء على اختيار المنتجات، وجلب أعمال جديدة.
هذا هو هدف STIMA: استمرار إنجاز عروض الأسعار، وتقليل التراكم، ومنح فريقك وقتًا أطول للبيع.